איך שומרים על תיבת דואר ריקה ועל נפש שמחה

אני לא בן אדם יעיל. אני לא טוען שאני לא מועיל אני רק מציין שאני לא יעיל. יש לי את כל הסימפטומים של מחלת "חוסר היעילות":  דחיינות, קפיצות אקראיות ממשימה למשימה, עבודה לא לפי תיעדוף ואימפולסיביות. לרוב אני די מופתע כאשר אני מצליח לסיים משימה עד הסוף ואחד מכלי העבודה העיקריים שלי שלא עוזרים לי להיאבק בחוסר יעילות הוא האי-מייל.
אני לא זוכר בדיוק מתי שלחתי את אי-מייל הראשון שלי, אבל הפעם הראשונה שבאמת התחלתי להשתמש בו הייתה לפני עשרים ואחת שנים כאשר הגעתי למקום העבודה הראשון שלי. בשבוע הראשון תוכנת האי-מייל שלי הייתה סגורה כי באמת לא חשבתי שיש בה צורך. אבל אז ביום חמישי של אותו השבוע נכנס אלי למשרד הבוס, ושאל אותי למה אני לא נמצא בישיבה של החברה.
"אף אחד לא הודיע לי", אמרתי.
"זה נשלח במייל", הוא ענה בעצבנות, "ומעכשיו שהמייל שלך יהיה פתוח כל הזמן".
מאותו הרגע המייל שלי פתוח כל הזמן ולא מפסיק להתמלא בהודעות. להכנס למייל ולראות בתיבת האינבוקס (Inbox) חמש מאות אי-מיילים, שמתוכם שלוש מאות שמונים ושבע שלא נקראו, גורם לי מיד לחוות את חמשת שלבי האבל.

הכחשה
– לא יכול להיות, יש טעות בספירה.
כעס – למה זה מגיע לי?!?!
מיקוח – אם אני מבטיח לא לשלוח יותר מיילים האם הסיוט הזה יפסיק?
דיכאון – ייקח לי שעות לעבור על כל המיילים, אני לא אספיק כלום.
קבלה – נו טוב, זה בעיה של כולם.

הבעיה ב 500 מיילים שיושבים באינבוקס שאתה פשוט לא יודע מה לעשות קודם. איזה מייל הוא מייל חשוב? מה צריך לשמור ומה לזרוק? והתוצאה שאתה פשוט ניגש ליו-טוב ומתחיל לצפות בסרטונים של כישלונות של אחרים כדי להרגיש טוב עם עצמך.
אז מה אפשר לעשות? לפני כעשור שמעתי בפעם הראשונה את שיטת האינבוקס הריק, שיטה שבסוף היום כמות המיילים באינבוקס היא אפס. לא ניסיתי ליישם את השיטה הזאת כי זה נראה לי די בלתי אפשרי אך לפני כחודשיים, כחלק מהיעדים שהצבתי לעצמי לשנת 2016, החלטתי שהגיע הזמן. אני יודע שהנושא הזה מעניין רבים מקוראי הבלוג כי בפוסט הקודם שלי הזכרתי את השיטה ושמתי לינק למאמר באנגלית ומעולם לא לחצו כל כך הרבה אנשים על לינק בפוסט שפרסמתי.
לשיטה קוראים שיטת ארבע ה Ds על שם ארבעת הפעולות שחובה לעשות לכל מייל שמגיע לאינבוקס.

1. למחוק אותו (Delete) – הפעולה הכי "כיפית". זה לדוגמא אי-מייל שאני מיד מוחק. לפני כמה שנים נרשמתי למועדון של מלונות Marriott ופעם בחודש הם שולחים לי את מצב הנקודות שלי.

Delete
2. לבצע פעולה (Do) – זה מייל מהמורה של נדב שעוסק במעבר לכיתה ז'. זה דרש ממני להוסיף ללוח השנה כמה תאריכי פגישות ולוודא עם הילד שהוא יודע ששנה הבאה הוא עולה לכיתה ז'.

Do

3. לדחות (Defer) – זה מייל ששלחתי למייל הפרטי שלי מהעבודה ובו פרטים של החברה שיכולה לטפל במקלחון המקולקל באמבטיה של הבנות ומה צריך לעשות. בזמן שפתחתי את המייל לא היה לי זמן לגשת ולצלם את המקלחון וכן הפכתי את המייל למשימה באתר Asana.com, שמספק פתרון טוב מאד לארגון וניהול משימות.

Defer

Asana

4. להעביר למישהו אחר (Delegate) – המייל הזה נשלח אלי מנדב בקשר למשחק מחשב שהוא רוצה. אחרי שהעפתי במייל מבט החזרתי לו עם משימה נוספת לעשות.

Delegate

כמו כן מיילים שאני חושב שמכילים אינפורמציה שאולי אצטרף בעתיד אני שם בתיקייה שנקראת Keep. כבר חודש ככה נראה האינבוקס שלי בסוף היום:

Empty

פשוט תענוג! השימוש בשיטה הזאת עזרה לי להיות יותר מרוכז, לדעת מה בדיוק אני צריך לעשות, להיות הרבה יעיל וכך לפנות לי זמן לגלוש ליו-טוב ולצפות בסרטונים של נסיעות בכבישי ישראל. ממליץ לנסות.

מודעות פרסומת
פוסט זה פורסם בקטגוריה אני, טכנולוגיה, עבודה, עם התגים , . אפשר להגיע ישירות לפוסט זה עם קישור ישיר.

להשאיר תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s